MS.Homody a propos de : breviaire du plenipotentiaire mauritanien.

Monsieur, Madame, Vous avez le redoutable honneur d’avoir été choisi comme représentant personnel du Chef de l’Etat et comme plénipotentiaire des intérêts, publics et privés, de la République Islamique de Mauritanie auprès d’un pays frère ou ami. Les pages qui vont suivre n’ont, bien sûr, pas la prétention de faire de vous un diplomate. Ce métier, ou plutôt cette prédisposition, vous l’avez d’une façon innée. Sinon vous en connaissez l’aspect général, de part votre curiosité intellectuelle, ou bien vous le connaitrez par l’expérience… Le but de ce bréviaire est de vous aider à éviter les petites erreurs qui engendrent, souvent, de graves conséquences. Ambassadeur Mohamed Saïd Ould Hamody I- Désignation Sachez d’abord que vous êtes seulement à ce stade, désigné comme ambassadeur extraordinaire et plénipotentiaire de la République Islamique de Mauritanie auprès d’X, Y ou Z. Cette désignation doit, en principe, être entourée de maximum de discrétion. A partir de cette désignation : 1) Votre Ministère enverra au pays de votre résidence, une demande d’agrément à laquelle sera annexé votre curriculum vitae (ce C.V. ne sera pas apprécié en fonction de son poids ou de ses surcharges inutiles). 2) Vous- mêmes ne perdez pas de temps a/ – A l’intérieur du ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération : - Auprès de la Direction géographique qui coiffe votre mission, faites une fiche signalétique présentant votre pays de résidence et les autres pays de votre circonscription diplomatique (Carte d’identité de ces pays, leurs institutions etc.). - Faites- vous aussi une fiche sur l’historique de nos relations, mises à jour et sur l’état de notre coopération et ses perspectives avec ces pays. - Auprès de la Direction Consulaire et Juridique, faites le point quand aux problèmes qui peuvent être en suspens. - Etablissez une liste des Conventions, Traités et Accords que nous avons signé avec le ou les pays concernés et, éventuellement, instruisez vous des difficultés que nous rencontrons dans leur application. - Auprès de la Direction du Protocole, demandez à voire le drapeau du ou des pays concernés. Demander à écouter l’hymne national de votre pays d’accréditation et de résidence. Demandez aussi, si vous manquez d’assurance, à écouter votre propre hymne national. - Auprès du Service de la Documentation et des Archives, demandez les photos et les biographies des Chefs d’Etat et des Ministres des Affaires Etrangères de tous les pays de votre circonscription. Demandez aussi les biographies de notre Chef d’Etat et de notre Ministre des Affaires Etrangères et étudiez les sérieusement. - Auprès du Service du Personnel, informez-vous de la situation de vos collaborateurs et instruisez- vous sur les bulletins de notes. Emportez avec vous un exemplaire, s’il y’a lieu. b/ A l’extérieur du Ministère des Affaires Etrangères - Faites le tour de tous les départements ministériels qui peuvent présenter des intérêts pour la Coopération avec votre ou vos pays d’accréditation (la fiche de la Coopération amorcée peut vous servir de guide). - Au Ministère chargé de l’information, demandez brochures, dépliants, films, bandes qui peuvent servir à faire connaître le pays aux visiteurs potentiels de votre mission. - Faites un tour avec le comptable du Ministère à la Direction du Budget, à la Trésorerie Générale et à la B.C.M. pour débloquer des situations financières concernant votre mission et pour connaître les filières de ces organismes. - Vous pouvez aussi voir la Confédération Générale des Employeurs de Mauritanie si le volume des transactions entre secteurs privés, mauritanien et celui de votre circonscription, le justifie. II – Votre agrément est arrivé. 1) Dans ce cas là, certaines mesures administratives seront, en principe, normalement prise : - L’établissement d’un décret vous nommant dans votre nouvelle fonction, devenue officielle. - L’établissement d’un décret vous accordant votre insigne de fonction du mérite national (commandeur). - La préparation et la signature de vos lettres de créance et des lettres de rappel de votre prédécesseur. 2) Remplissez alors deux formalités importantes : - Faites- vous demander une audience du Chef de l’Etat pour vous donner ses dernières instructions. - Contactez, s’il réside à Nouakchott, l’Ambassadeur de votre pays de résidence pour une visite de courtoisie très utile. Rendez visite également aux représentants à Nouakchott des autres pays de votre circonscription. 3) Il ne vous reste plus qu’à partir mais assurez vous cependant : - Que vos lettres de créances sont signées et qu’il n’y a pas d’erreur de transcription du nom et des titres de notre Chef d’Etat ou de celui du pays de votre résidence le jour de votre arrivée. - Que votre Ambassade d’affectation est informée de vos itinéraires et horaires et qu’elle en a dûment informé le protocole de votre pays de résidence. - Que les formalités administratives et budgétaires pour votre situation personnelle sont réglées. (Munissez- vous de votre décret, de vos bulletins de salaire, du certificat de cessation de paiement, du billet, de ceux des membres de votre famille et de votre M.C.O. pour bagages accompagnés). III- Dans votre pays de résidence. 1) Avant la présentation des copies figurées (copies non signées) : a) Vous serez accueilli au port, aéroport ou autre lieu d’entrée de votre pays de résidence par le protocole de votre pays hôte et, peut-être, par les groupes arabe et africain ou leurs citoyens. - Essayer de venir par voie aérienne et à des heures convenables pour vos hôtes, en évitant le week-end. - Il est vraisemblable qu’ils vous informent de la date du rendez- vous avec le Ministre des Affaires Etrangères pour la remise de vos copies figurées (copies non signées). b) Si cette formalité a été oubliée, demandez à notre chargé d’affaires, alors que le protocole est à votre portée, de demander pour vous un rendez-vous précis. c) Pendant cette période, vous êtes censé rester chez vous (pas de réception, pas de visite aux ambassadeurs). Alors profitez-en. Dévorer la Presse locale (même indigeste) et la littérature locale significative. Ecouter de toutes vos oreilles les radios locales et regarder de tous vos yeux les télévisions. Evitez de vous précipiter à votre bureau sauf nécessité absolue. Si l’attente se prolonge (et c’est invraisemblable), demander audience aux doyens des Corps Diplomatiques Arabe et Africain. Après eux, vous pouvez visiter Ambassadeurs arabes et africains suivant les affinités du pays. 2) Après la remise des copies figurées a) Vous pouvez commencer à gérer directement votre Ambassade b) Vous pouvez demander audience au doyen du Corps Diplomatique c) Vous devrez poursuivre votre calendrier de visites aux Ambassadeurs arabes et africains et visitez aussi les Ambassades des pays Européens, Asiatiques ou Américains proches ou importants, de ou pour, la Mauritanie. d) Mais évitez de paraître dans les réceptions officielles avant la présentation de vos lettres de créance, échéance qui peut se prolonger, ou pas, selon les traditions de chaque pays. e) Prenez connaissance de toutes les circulaires, tous décrets, arrêtés et autre documentation réglementaire à l’Ambassade. f) Convoquer votre personnel un par un pour connaître ses problèmes. g) Puis faites une réunion collective de contact avec vos diplomates pour recevoir d’eux conseils et avis et pour leur donner les lignes générales de vos méthodes d’action. h) Assurez-vous si le cérémoniales de remise de lettres signées appelle un échange de discours écrits. IV- Aprés la présentation de vos lettre de créance. Sachez surtout que l’Ambassade n’est pas votre fief personnel mais un lieu de travail collectif pour l’intérêt et le renom du pays. Associez toujours vos collaborateurs à la prise de décision. Informez- les en permanence et faites une distinction claire de la tâche de chacun d’entre eux, afin de mieux les responsabiliser. Bonne chance. V – Documents recommandés dés la désignation. 1° La Constitution 2° Documents sur les deux chambres du Parlement 3° Liste du Gouvernement 4° Liste des Maires du Pays 5° Organigramme du Ministère des Affaires Etrangères 6° Recueil des circulaires du M.A.E.C. 7° Les documents significatifs en vigueur dans le domaine de la Coopération ou de l’économie et les lois et ordonnances essentielles. 8° La Convention de Vienne du 18 avril 1961 9° La Convention de Vienne sur les relations consulaires du 24 avril 1963 10° Un manuel sérieux sur le protocole (le serres par ex.) 11° Un ensemble de livres sur l’histoire, la géographie, l’économie et l’actualité de la RIM (des brochures, des photos, des posters, des bandes audio et vidéo) et des cartes du pays. 12° Partition de notre hymne national 13° Plusieurs portraits officiels du Chef de l’Etat 14° Les adresses postales, les numéros de télex et de téléphone des missions mauritaniennes à l’étranger et des missions étrangères à Nouakchott 15° Un échantillonnage d’articles d’artisanat, de productions minérales (or, cuivre, fer, sel) et agricole (mil, orge, blé etc.…) VI – Modèle de calendrier. 1er jour : 9 h 00 à 15 H 00 : séance de travail avec les directeur de votre continent, le Divisionnaire de votre région. 2ème : 9 H 00 à 15 H 00 : Les autres divisions de votre continent. 3ème jour : 9 H 00à 11 H 00 : Direction Consulaire et juridique. 11 H 30 à 12 H 30 : Un conseiller au choix. 13 H 00 à 14 H 00 : Un conseiller au choix 4ème jour : 9 H 00 à 10 H 00 : Un conseiller au choix 10 H 30 à 11 H 30 : Un conseiller au choix 12 H à 14 H 00 : Une Direction au choix 5ème jour : 9 H 00 à 11 H 00 : Une Direction au choix. 11 H 30 à 13 H 30 : Une Direction 6ème jour : 8 H 00 à 13 H 00 : Direction du protocole. Deuxième semaine. 7ème jour : 8 H 00 à 11 H 00 : Service du Personnel et Budget. 11 H 00 à 14 H 30 Service du Secrétariat. 8ème jour : 8 H 00 à 10 H 00 Documentation Archives. 10 H 30 à 14 H 30 : Entretien de synthèse avec S.G. Ely Salem Khayar